Często napotykanym problemem jest konieczność wyciągnięcia z jakieś bazy danych informacji w zakresie, który posiadane przez nas oprogramowanie nie udostępnia. Jeżli mamy dostęp do plików bazodanowych ratunkiem może okazać się import do Excela.

(Np. kiedy analizujemy zapisy na kontach księgowych, często występuje potrzeba importu takich zapisów).

Możliwe jest to dzięki narzędziu umożliwiającemu import danych do excela z zewnętzrznych baz danych (np. MSSQL).

Po wybraniu w menu 'dane/importuj dane zewnętrzne/nowe zapytanie do bazy danych' otwiera się okno 'wybierz źródło danych' w zakładce 'bazy danych' mamy do wyboru skonfigurowane źródła ODBC oraz sterowniki do inncyh baz danych (pliki tekstowe, bazy danych excela, czy bazy MSAccess). Najlepiej wytłumaczyć to jednak na przykładzie.

Zakładam, że mamy skonfigurowane do bazy SQL źródło ODBC - wybieramy jego nazwę z listy i klikamy OK. Otwiera się nowe okno 'kreatora zapytań'. W pierwszym okienku wybieramy nazwę tabeli SQL z jakiej chcemy pobrać dane. Jeżeli zaznaczymy nazwę tabeli i klikniemy przycisk '>' to do okna obok zostaną dodane wszystkie pola tabeli. Jeżeli zaś klikniemy znak '+' obok nazwy tabeli to poniżej zostaną rozwinięte nazwy poszczególnych pól. Zaznaczając je i klikając '>' możemy wybrać tylko te pola, które nas interesują.

Kiedy już wybierzemy interesujące nas pola klikamy ‘Dalej’ (ang.next), kolejny ekran umożliwia określenie nam kryteriów selekcji importowanych rekordów. Dla naszego przykładu najlepiej chyba nie wprowadzać, żadnych kryteriów (chyba, że istnieje taka konieczność, np. nie chcemy importować określonych typów faktur (jak powyżej) i nasza baza danych jest tak zaprojektowana, że będzie możliwe odfiltrowania niepożądanych rekordów).

Kolejny ekran umożliwia nam określenie sortowania importowanych rekordów, np. wg daty.

I wreszcie ostatni ekran pozwala określić czy chcemy nasze zapytanie edytować w programie MSQuery (opcja dla zaawansowanych) czy też chcemy zaimportować dane do excela na podstawie dotychczas wykonanych kroków. Wybierzmy tę drugą opcję (na ekranie jest to opcja pierwsza).

Nowe okienko jakie się pojawia określa, która komórka będzie lewą-górną komórką obszaru zaimportowanych danych (myślę, że najlepszym rozwiązaniem jest A1).

Po zaakceptowaniu tego okna i odczekaniu chwili dane z bazy danych zostają zaimportowane do arkusza excela.

Na zakończenie należy powiedzieć, że proces ten jest identyczny również w starszych wersjach Excela!